Оформлення наказів про прийняття і звільнення працівників

Основним видом локальних розпорядчих документів, які видаються керівниками компаній, є накази, у тому числі й про прийняття на роботу та звільнення робітників.

Складання наказу — це досить складний процес, в якому можна виділити наступні етапи:

  • визначення питання, з якого приводу планується видати наказ;
  • збір інформації з даного питання;
  • підготовка проекту наказу;
  • узгодження проекту наказу;
  • підписання наказу;
  • доведення змісту наказу до виконавця.

Перш за все, працівникам кадрової служби необхідно регулярно відслідковувати зміни законодавства у сфері трудових відносин і кадрового діловодства. Однак і це може не вберегти від помилок в оформленні необхідних документів.

Як показує практика, найпоширенішими помилками в оформленні кадрових документів є:

  • відсутність певних локальних нормативних актів чи неправильне їх оформлення (штатний розклад, правила внутрішнього розкладу, посадові інструкції, колективні договори, положення про оплату праці, накази і т.д.)
  • помилки у змісті трудового договору та порядку його оформлення (працівники кадрових служб дуже часто не розмежовують і не бачать різниці між строковим трудовим договором і сезонною роботою, та плутають цивільно-правові договори з трудовими договорами;
  • невірне оформлення на роботу найманого директора підприємства;
  • недотримання правил при установці випробувального терміну для потенційних працівників;
  • змішування понять «суміщення» і «сумісництво», «перевід» і «переміщення»;
  • невірний порядок звільнення працівників, особливо з ініціативи власника підприємства / уповноваженого органу;
  • невідповідність назви професій у штатному розкладі та у трудовій книжці працівника чинному класифікатору професій і неправильний вибір способу усунення цієї невідповідності;
  • порушення, пов'язані з наданням відпусток (графік відпусток відсутній або формальний, відпустки оформлені неналежним чином, відсутність такого оформлення взагалі);
  • невнесення окремих записів у трудові книжки працівників або невідповідність таких записів вимогам законодавства;
  • порушення процедури встановлення неповного робочого дня.

Даний список помилок / порушень не є вичерпним, це лише деякі з них.

Але найактуальнішим питанням завжди залишається порядок прийняття на роботу.

Процедура прийняття на роботу, крім Кодексом законів про працю, регламентується також правилами внутрішнього розкладу, встановленого в компанії. Проте, найчастіше, правила внутрішнього розкладу, дублюють положення і норми, закріплені законодавчо.

Зарахування в штат у відповідності до трудового договору оформлюється наказом, у якому зазначається в який структурний підрозділ та на яку посаду приймається особа. Назва професії або посади вноситься відповідно до назви, зазначеній у чинному Класифікаторі професій. Після ознайомлення під розпис працівника з наказом про прийняття на роботу, до його трудової книжки вноситься відповідний запис.

Щодо звільнення працівника або розірвання трудового договору з ним, особливо з ініціативи власника, то тут слід зазначити, що кожен випадок унікальний і індивідуальний, загальний алгоритм дій визначити досить складно. Навіть будь то звільнення за прогул, невідповідність займаній посаді, скорочення штату у зв'язку з реорганізацією або ліквідацією компанії - скрізь потрібен індивідуальний підхід до правильного оформлення документів, що супроводжують таке звільнення.

Ми готові Вам допомогти!

Наші фахівці обізнані у всіх новелах і тонкощах трудового законодавства, що допоможе Вам правильно та швидко оформити всі розпорядчі акти Вашої компанії.