Діагностика відповідності наявної кадрової документації вимогам чинного законодавства

Загальні відомості про кадрову документацію

Чинне трудове законодавство вимагає від роботодавця наявність певного обсягу документів, різних за видом та змістом, які описують різноманітні аспекти трудових відносин з працівниками, що і являє собою кадрову документацію підприємства.

Під кадровою документацією розуміються документи, які визначають порядок використання найманої праці, облік робочого часу, документи, що підтверджують факт прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток, направлення у відрядження і багато іншого.

Штатний розклад

Такий документ, як «штатний розклад» повинен містити перелік посад, які відповідають чинному класифікатору професій, кількість одиниць даних посад, розмір посадового окладу по кожній із зазначених професій, надбавки, місячний фонд зарплати. Штатний розклад складається на фірмовому бланку компанії.

Правила внутрішнього розпорядку

Що стосується «правил внутрішнього розпорядку», то цей документ організовує роботу на підприємстві, визначає обов'язки працівників і адміністрації, їх графік роботи та інші питання.

Зазвичай, «Правила» складаються у вільній формі, але обов'язково необхідно вказати наступну інформацію:

  • порядок прийняття та звільнення працівників;
  • права та обов'язки роботодавця;
  • права та обов'язки працівників;
  • розклад роботи;
  • порядок заохочень за виконану роботу;
  • порядок накладення стягнень за недотримання трудової дисципліни та інше.

Посадові інструкції

Також не менш важливу роль у налагодженні трудового процесу відіграють посадові або робочі інструкції. У них регламентується правове становище працівників, закріплюються права та обов'язки, відповідальність і взаємовідносини працівників між собою.

Важливим фактором є те, що кадрову документацію повинні мати не тільки юридичні особи, а й фізичні особи-підприємці, які наймають працівників.

Доцільна організація роботи з управління персоналом потребує відповідного діловодного забезпечення.

Наша мета — забезпечити та організувати правильну роботу з документацією, що формується в системі управління персоналом. Для цього ми вивчимо вже наявні у Вас локальні акти на їх відповідність чинним вимогам і в разі необхідності допоможемо внести необхідні корективи, що допоможе уникнути ризиків при їх застосуванні.

Що ми пропонуємо?

У першу чергу, ми перевіримо наявність документів, обов'язковість яких передбачена на законодавчому рівні. Значну увагу вимагає аудит документації з охорони праці.

Другим етапом аудиту є перевірка якості складання документів з погляду кадрового діловодства та юридичної грамотності.

Третій етап — аналіз стану кадрових процедур або процесів, у тому числі стан оформлення документів при прийомі на роботу, переведенні, порядок оформлення документів при звільненні, порядок надання відпусток і т.д.

Четвертий етап включає в себе розробку і впровадження необхідних документів, недолік, яких був виявлений.

Аудит кадрової документації — досить масштабна процедура, яка вимагає великої концентрації, часу та уваги. Проте результат проведення такого аудиту не змусить на себе довго чекати — компетентне, грамотне і професійне ведення кадрової документації підприємства і приватних осіб підприємців буде гарантією успішного результату у вирішенні будь-яких спорів роботодавця і працівника. Крім того, впорядкована система кадрового діловодства дозволить в цілому вдосконалити систему управління персоналом.